Công Nợ đề xuất Thu Và công nợ Phải Trả Là Gì?
Công nợ yêu cầu thu và công nợ phải trả là hai khái niệm quan trọng đặc biệt trong quản lý tài thiết yếu doanh nghiệp. Công nợ phải thu (accounts receivable) đề cập mang lại số chi phí mà khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi mua sắm hóa hoặc thương mại & dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Công nợ phải trả (accounts payable) là số tiền cơ mà doanh nghiệp phải giao dịch cho nhà cung ứng hoặc đối tác doanh nghiệp sau khi mua sắm chọn lựa hóa hoặc dịch vụ nhưng chưa trả tiền.
Bạn đang xem: File excel theo dõi công nợ phải thu phải trả
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, vấn đề theo dõi và cai quản công nợ là 1 trong yếu tố cực kì quan trọng để gia hạn dòng tiền bất biến và thống trị tài chính hiệu quả. Nếu nợ công phải thu ko được tịch thu đúng hạn hoặc nợ công phải trả ko được giao dịch thanh toán đúng hạn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về dòng tiền, ảnh hưởng đến kĩ năng chi trả và vận động kinh doanh thọ dài.
Lý vị Cần sử dụng File Excel Để cai quản Công Nợ
Excel là công cụ thông dụng và khỏe mạnh để theo dõi và quản lý công nợ trong doanh nghiệp. Giữa những lý do chủ yếu mà các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Excel để thống trị công nợ là tính hoạt bát của nó. Bạn cũng có thể dễ dàng thiết lập cấu hình file Excel theo yêu cầu và yêu mong riêng của người tiêu dùng mình.
Excel có thể chấp nhận được người dùng tạo nên các bảng tính với nhiều cột thông tin đặc trưng như tên khách hàng, số chi phí công nợ, ngày thanh toán, tâm trạng thanh toán... Và đặc biệt là khả năng tính toán tự động các khoản nợ công đã thanh toán, còn lại hay vượt hạn. Kề bên đó, Excel còn cung ứng việc tạo report chi tiết và biểu đồ để doanh nghiệp tiện lợi theo dõi và quản lý các khoản công nợ.
So với vấn đề sử dụng phần mềm kế toán siêng dụng, Excel có giá tốt hơn và thuận tiện sử dụng, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mặc dù nhiên, Excel cũng có thể có những hạn chế, ví dụ như như khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu trực đường và thiếu tính năng bảo mật thông tin cao như các phần mềm chuyên dụng.
Các Cột cần có Trong file Excel cai quản Công Nợ
Để một tệp tin Excel theo dõi nợ công đạt hiệu quả, cần phải có các cột tin tức cơ phiên bản và quan trọng, giúp thuận lợi theo dõi, thống kê cùng xử lý các khoản nợ.
- Tên khách hàng hoặc nhà cung cấp: Cột này khiến cho bạn xác định ai là bạn nợ hoặc doanh nghiệp buộc phải thanh toán.
- Số tiền công nợ: Đây là số tiền mà người tiêu dùng nợ công ty hoặc công ty nợ đơn vị cung cấp.
- Ngày giao dịch: Ngày mà lại giao dịch bán sản phẩm hoặc mua sắm và chọn lựa diễn ra, từ đó khẳng định được thời gian thanh toán.
- Ngày đến hạn thanh toán: Đây là ngày nhưng công nợ cần được được thanh toán, góp theo dõi và cảnh báo khi công nợ đã thừa hạn.
- Trạng thái thanh toán: Cột này cho biết tình trạng của khoản nợ, ví như đã thanh toán, không thanh toán, hoặc đang quá hạn.
- Ghi chú: Đây là cột để ghi chú thêm những thông tin đặc biệt liên quan lại đến các khoản công nợ, ví dụ như thỏa thuận giãn nợ hoặc các khoản nợ sẽ tranh chấp.
Cách tùy chỉnh thiết lập File Excel Theo Mẫu có Sẵn
Để tiết kiệm ngân sách thời gian, chúng ta có thể sử dụng những mẫu Excel gồm sẵn để quản lý công nợ. Trên internet có không ít mẫu file Excel miễn tầm giá và trả phí được thiết kế sẵn với các công thức đo lường và tính toán tự động. Bạn chỉ cần nhập tài liệu vào các ô tương xứng và Excel sẽ tự động hóa tính toán công nợ cần thu, cần trả và các khoản vượt hạn.
Ví dụ, một vài mẫu Excel được thiết kế với để theo dõi công nợ có sẵn những bảng thống kê chi tiết, giúp người thống trị dễ dàng điều hành và kiểm soát được các khoản công nợ lớn, tự đó hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định thanh toán phải chăng hoặc thu hồi công nợ kịp thời. Mặc dù nhiên, khi sử dụng các mẫu gồm sẵn này, bạn phải kiểm tra lại những công thức để đảm bảo an toàn chúng cân xứng với tình huống thực tế của chúng ta mình.
Xem thêm: Thương Mại Cổ Phần Là Gì? Tìm Hiểu Về Các Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Tại Việt Nam
Nhập tài liệu Vào tệp tin Excel
Để bảo vệ quản lý công nợ hiệu quả, bạn phải nhập rất đầy đủ và đúng mực dữ liệu vào file Excel. Việc này không chỉ có giúp bạn dễ ợt theo dõi công nợ mà còn giảm thiểu không nên sót vào việc đo lường và tính toán và báo cáo.
Đầu tiên, hãy nhập thông tin của các người sử dụng và nhà hỗ trợ vào cột "Tên khách hàng hàng/nhà cung cấp". Sau đó, điền số tiền nợ công vào cột "Số tiền công nợ". Xem xét rằng, những số liệu này phải đúng đắn và update thường xuyên để không làm rơi lệch kết quả cai quản tài chính.
Tiếp theo, nhập các ngày giao dịch vào cột "Ngày giao dịch" với ngày mang đến hạn giao dịch vào cột "Ngày mang đến hạn". Excel để giúp đỡ bạn thống kê giám sát số ngày còn lại trước lúc công nợ mang đến hạn. Cuối cùng, update trạng thái giao dịch thanh toán và chú thích nếu cần thiết.
Cách Theo Dõi những Khoản Nợ không Thanh Toán
Để bài toán theo dõi các khoản nợ công chưa giao dịch trở nên dễ ợt hơn, bạn cũng có thể sử dụng những công thức tính toán tự động hóa trong Excel. Trong những công thức hữu ích là IF kết phù hợp với DATEDIF, giúp bạn xác định liệu nợ công có quá hạn hay không. Ngoại trừ ra, bạn cũng có thể sử dụng nhân tài định dạng có đk (conditional formatting) để auto thay đổi màu sắc của các ô công nợ quá hạn.
Ví dụ, nếu nợ công đã vượt hạn, Excel bao gồm thể auto đổi color cột tinh thần thành màu đỏ để bạn tiện lợi nhận diện. Bạn có thể thiết lập các cảnh báo tự động hóa qua e-mail hoặc thông báo trong Excel khi công nợ đang đến hạn, khiến cho bạn không quăng quật lỡ bất kỳ khoản nợ quan trọng nào.
Tính Toán trường đoản cú Động Và báo cáo Công Nợ
Để báo cáo công nợ trở nên chính xác và thuận tiện hơn, bạn cũng có thể sử dụng những công thức tính toán tự động trong Excel như SUMIF hoặc VLOOKUP nhằm tính tổng công nợ của khách hàng hoặc công ty cung cấp, hoặc nhằm tra cứu những khoản nợ rõ ràng theo từng tiêu chuẩn nhất định.
Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu tính toàn bô tiền công nợ của một quý khách hàng cụ thể, bạn có thể sử dụng cách làm SUMIF(range, criteria, sum_range), trong các số ấy range là cột cất tên khách hàng, criteria là tên gọi khách hàng cụ thể và sum_range là cột cất số tiền công nợ.
Hơn nữa, chúng ta có thể tạo report tổng hòa hợp từ dữ liệu công nợ để thuận lợi theo dõi chứng trạng tài bao gồm của doanh nghiệp. Các báo cáo này bao gồm thể bao gồm các thông tin như tổng số nợ công phải thu, tổng số nợ công phải trả, công nợ quá hạn, và những khoản nợ không thanh toán.
Tạo Biểu Đồ và Dashboard làm chủ Công Nợ
Để việc thống trị công nợ trở đề nghị trực quan lại hơn, chúng ta cũng có thể tạo biểu thứ trong Excel nhằm phân tích và report tình hình công nợ. Excel cung ứng nhiều nhiều loại biểu đồ như biểu thứ tròn (pie chart), biểu vật cột (column chart) hoặc biểu đồ thanh (bar chart), khiến cho bạn nhìn thấy rõ ràng tình hình công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp hoặc từng nhóm khoản nợ.
Thêm vào đó, bạn cũng có thể xây dựng một dashboard đơn giản trong Excel để theo dõi nợ công tổng thể. Một dashboard để giúp đỡ bạn thấy được các chỉ số quan trọng đặc biệt như toàn bô công nợ, số nợ thừa hạn, và tiến độ tịch thu nợ, từ đó giúp đỡ bạn đưa ra các quyết định đúng đắn và lập cập hơn.
Các Lỗi Thường gặp gỡ Khi sử dụng Excel thống trị Công Nợ
Trong quy trình sử dụng Excel để theo dõi công nợ, chúng ta cũng có thể gặp phải một trong những lỗi thông dụng như nhập sai ngày tháng, nhập không đúng số liệu, hoặc công thức đo lường không thiết yếu xác. Các lỗi này hoàn toàn có thể dẫn cho tình trạng báo cáo không đúng chuẩn hoặc cấp thiết theo dõi công nợ hiệu quả.
Để tránh rất nhiều lỗi này, hãy khám nghiệm kỹ các dữ liệu đầu vào trước lúc nhập vào Excel và đảm bảo rằng tất cả các công thức thống kê giám sát đều hoạt động đúng. Không tính ra, việc kiểm tra và cập nhật file Excel định kỳ cũng khá quan trọng để tránh xẩy ra sai sót trong vượt trình cai quản công nợ.
Bảo Mật tài liệu Và update Thường Xuyên
Excel có thể chứa đựng nhiều thông tin mẫn cảm về công nợ của doanh nghiệp, vì vậy bảo mật dữ liệu là 1 trong những yếu tố quan tiền trọng. Bạn có thể sử dụng những tính năng bảo mật của Excel như đặt mật khẩu mang lại file, giảm bớt quyền truy hỏi cập, và sử dụng chế độ bảo đảm an toàn ô để ngăn chặn biến hóa không hy vọng muốn.
Để bảo đảm an toàn dữ liệu luôn đúng mực và kịp thời, hãy update thông tin công nợ thường xuyên, nhất là các khoản nợ đã thanh toán, các khoản nợ bắt đầu phát sinh và tình trạng thanh toán giao dịch của từng khách hàng. Việc update này để giúp đỡ bạn quản lý công nợ công dụng và sút thiểu khủng hoảng tài bao gồm cho doanh nghiệp.
